Informatique : lettre de mission de conseil et prévention de l'impayé — Pack Starter
La plupart des prestataire informatiques travaillent sur devis accepté par email, sans conditions annexées. Tant que tout se passe bien, personne ne s'en aperçoit. Le jour où la facture est échue, le client ne répond plus, et vous ne savez pas quelle est la prochaine étape, l'absence de cadre écrit coûte le montant de la mission. Pour une structure de type Micro-entrepreneur, dont l'enjeu est la simplicité et la franchise de TVA, c'est un risque qui se supprime en une heure de mise en place.
Ce que prévoit le droit, et ce qu'il ne prévoit pas
Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont dues de plein droit, sans mise en demeure. Cette règle découle de art. L441-10 du Code de commerce. Elle s'applique de plein droit entre professionnels, sans qu'il soit nécessaire de la rappeler dans le contrat.
Le point de vigilance propre au secteur informatique tient à la cession des droits sur le code source et le périmètre mouvant du projet. S'y ajoute le cadre posé par le Code de la propriété intellectuelle (art. L113-9 pour les logiciels), qui encadre la pratique professionnelle sans se substituer à ce que les parties ont convenu.
Une règle légale ne vaut que si vous pouvez prouver les faits qui la déclenchent : la date d'échéance, le périmètre convenu, la livraison effectuée. Le contrat ne crée pas vos droits — il constitue la preuve qui les rend utilisables. C'est la raison pour laquelle un contrat de deux pages bien rédigé vaut mieux qu'un contrat de vingt pages recopié d'un autre métier.
Un cas concret
Le client retient le dernier jalon de 30 % pour trois bugs mineurs
Projet de refonte d'un extranet, 18 000 € HT découpés en trois jalons : 40 % à la commande, 30 % à la livraison, 30 % à la recette. Vous livrez, le client utilise l'extranet en production pendant sept semaines, puis refuse de régler le dernier jalon de 5 400 € en listant trois anomalies : un tri de colonne inversé, un export PDF mal cadré, une infobulle qui ne s'affiche pas sous un navigateur ancien. Vous corrigez les trois en une journée. Le client trouve alors deux autres points. Six mois plus tard, l'extranet tourne, vos correctifs ont tous été livrés, et les 5 400 € ne sont toujours pas payés.
Ce qui se joue juridiquement
La mise en production pendant sept semaines vaut, en fait, réception tacite : un client qui exploite un livrable en conditions réelles ne peut pas soutenir sérieusement qu'il ne l'a pas accepté. Mais tant que le contrat ne définit pas ce qu'est une anomalie bloquante, majeure ou mineure, ni le délai au-delà duquel la recette est réputée prononcée, le client garde la main pour allonger indéfiniment la liste. Le droit vous donne raison sur le fond, la charge de la preuve pesant sur celui qui invoque un défaut de conformité, mais vous perdrez douze mois à le démontrer. Sans clause de recette datée, le dernier jalon devient un droit de veto permanent offert au client, et il le sait.
Prévoyez une clause de recette en trois temps : livraison, période de vérification de dix jours ouvrés, puis réception tacite à l'expiration de ce délai en l'absence d'anomalie bloquante notifiée par écrit. Classez les anomalies par gravité et stipulez que seules les bloquantes suspendent la réception et le paiement du solde.
Document concerné : clause de recette avec réception tacite et grille de criticité des anomalies — Art. 1353 du Code civil (charge de la preuve)
Les clauses qui traitent ce risque
Voici trois extraits du document tel qu'il vous sera livré, déjà calibrés pour une lettre de mission de conseil de type « De 1 000 à 5 000 € ». Les mentions surlignées sont les seuls éléments qu'il vous reste à compléter.
Périmètre exclu de la prestation
Le périmètre de la prestation est strictement limité aux tâches et aux livrables énumérés à l'annexe technique. Sont expressément exclus, sans que cette liste soit limitative : les prestations rendues nécessaires par une modification des besoins du Client postérieure à la signature, la reprise de travaux réalisés par un tiers, la formation des équipes du Client au-delà de la session prévue, l'assistance après réception, ainsi que toute intervention en dehors des jours et heures ouvrés. Toute prestation située hors du périmètre fait l'objet d'un devis complémentaire préalable et n'est exécutée qu'après acceptation écrite. Le silence du Client sur un devis complémentaire ne vaut jamais acceptation.
Art. 1163 du Code civil (l'obligation doit avoir un objet déterminé ou déterminable) — Décrire ce que l'on ne fait pas protège mieux que décrire ce que l'on fait : la dérive de périmètre naît toujours d'un implicite. Personnalisez la liste des exclusions avec les trois demandes hors sujet que vous recevez le plus souvent dans votre métier.
Prix forfaitaire ferme et définitif
En contrepartie de l'exécution de la prestation définie au présent contrat, le Client verse au Prestataire un prix forfaitaire de De 1 000 à 5 000 € euros hors taxes, auquel s'ajoute la taxe sur la valeur ajoutée au taux en vigueur au jour de la facturation. Ce prix est ferme et définitif pour le périmètre décrit à l'annexe technique et pour la durée du contrat. Il couvre l'ensemble des moyens humains et matériels nécessaires à l'exécution, à l'exclusion des frais et débours expressément visés par ailleurs. Toute prestation étrangère à ce périmètre, ainsi que toute reprise rendue nécessaire par une information erronée ou tardive communiquée par le Client, donne lieu à facturation complémentaire après acceptation écrite du devis correspondant.
Art. 1163 du Code civil (détermination du prix) et art. L441-9 du Code de commerce — Le forfait n'est protecteur que si le périmètre auquel il se rattache est décrit avec précision ailleurs dans le contrat, sinon il devient un plafond opposable pour un travail extensible. Indiquez toujours le prix hors taxes et le régime de TVA applicable, en particulier si vous relevez de la franchise en base.
Acompte à la commande
Un acompte de 30 % du prix hors taxes est exigible à la commande. Il est expressément convenu que cette somme constitue un acompte et non des arrhes : elle vaut engagement ferme et définitif des deux parties, aucune ne pouvant se dédire en abandonnant ou en restituant le double de la somme versée. L'acompte s'impute sur le prix total et n'est en aucun cas restituable en cas de renonciation du Client, sans préjudice de l'indemnisation du préjudice complémentaire subi par le Prestataire. L'exécution de la prestation ne débute qu'à compter de l'encaissement effectif de l'acompte, la date de livraison convenue étant décalée à due concurrence de tout retard dans son versement.
Art. L214-1 du Code de la consommation (distinction arrhes et acomptes) et art. 1590 du Code civil — La qualification acompte ou arrhes change tout : les arrhes autorisent chaque partie à se dédire, l'acompte engage définitivement. Écrivez le mot acompte en toutes lettres, un devis silencieux sur ce point fait courir un risque de requalification défavorable.
Transfert des droits subordonné au paiement intégral
Il est expressément convenu que le transfert au profit du Client des droits de propriété intellectuelle portant sur le livrable n'est effectif qu'au jour du paiement intégral du prix, en principal, frais, pénalités et accessoires. Jusqu'à cette date, le Client bénéficie d'un simple droit d'usage provisoire, personnel, non exclusif et non transmissible, limité à ses besoins internes, que le Prestataire peut révoquer de plein droit huit (8) jours après une mise en demeure de payer restée sans effet. Toute exploitation du livrable postérieure à cette révocation, ou toute exploitation excédant l'usage interne avant paiement complet, constitue une contrefaçon.
Art. L131-3 du Code de la propriété intellectuelle et art. 1103 du Code civil — C'est le levier de recouvrement le plus puissant dont dispose un créateur : la contrefaçon est sanctionnée plus lourdement et plus vite qu'un simple impayé. Notifiez la révocation par écrit et conservez la preuve de l'exploitation postérieure, ce sont ces deux pièces qui font basculer le rapport de force.
Sort des travaux en cours à la date d'effet
À la date d'effet de la résiliation, le Prestataire établit un état d'avancement contradictoire recensant les prestations exécutées, les livrables achevés ou en cours, les commandes fermes passées auprès de ses fournisseurs et les frais engagés non encore facturés. Cet état est adressé au Client dans les quinze (15) jours ; à défaut de contestation motivée dans les quinze (15) jours suivants, il est réputé accepté et fait l'objet d'une facture de clôture payable à 30 jours à compter de la date de facture. Les travaux en cours sont remis en l'état, sans obligation d'achèvement ni de mise au point. Le Prestataire n'est tenu d'aucune garantie sur les éléments inachevés ni sur leur exploitation par un tiers.
Art. 1229 du Code civil (effets de la résolution et des restitutions) — La fin d'un contrat ne se limite pas à la date d'arrêt : ce sont l'état d'avancement et la facture de clôture qui déterminent ce que vous encaisserez réellement. L'exclusion de garantie sur les éléments inachevés est indispensable, sans elle un livrable partiel exploité par le client peut vous être reproché des mois plus tard.
Vos conditions générales, écrites pour votre métier
Des CGV génériques recopiées d'un autre secteur créent plus de risques qu'elles n'en écartent : elles renvoient à des usages qui ne sont pas les vôtres. Celles qui vous sont livrées sont écrites pour le secteur informatique. Extrait :
Article 5 — Retard de paiement et suspension de service
Toute facture impayée à son échéance produit de plein droit, sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard au taux de l'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage sur le montant toutes taxes comprises, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros prévue par les articles L441-9 et L441-10 du Code de commerce, le complément sur justificatif restant dû si les frais exposés sont supérieurs. Après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, le Prestataire peut suspendre les accès aux environnements, aux services hébergés et au support, sans que cette suspension constitue un manquement de sa part ni ouvre droit à pénalité au titre des niveaux de service. Les données du Client sont conservées trente jours durant la suspension, puis restituées ou supprimées selon l'article relatif à la réversibilité.
Ce qu'il faut adapter : le délai avant coupure et la durée de conservation des données. Prévoyez expressément la neutralisation des pénalités de SLA pendant la suspension.
La séquence de relance, palier par palier
Un impayé se traite par escalade progressive. Chaque palier a une fonction précise, et sauter une étape affaiblit la suivante : une mise en demeure envoyée sans relance préalable se retourne souvent contre son auteur devant le juge.
| Palier | Quand | Canal | Objectif | Inclus |
|---|---|---|---|---|
| Relance courtoise | J+5 | Face à un grand compte, l'indépendant gagne à demander comment fonctionne le circuit plutôt qu'à réclamer… | Inclus | |
| Relance ferme | J+24 | L'indépendant doit citer le texte plutôt que d'invoquer sa situation personnelle : le droit ne dépend pas de… | Pack Pro | |
| Mise en demeure | J+40 | Lettre recommandée AR | Un indépendant peut parfaitement rédiger et envoyer lui-même une mise en demeure : aucune formule… | Pack Pro |
| Pré-contentieux | J+60 | Lettre recommandée AR | Rappeler la prescription de cinq ans coupe court au calcul du débiteur qui espère vous voir renoncer par… | Pack Pro |
Les mentions à ne pas oublier
Ces obligations ne dépendent pas de votre contrat : elles s'imposent à vous du seul fait de votre activité. Leur omission est sanctionnée indépendamment de toute relation client.
| Obligation | Fondement | Sanction encourue |
|---|---|---|
| Garanties légales applicables à la vente Attention à ne pas recopier l'encadré destiné aux consommateurs dans des CGV professionnelles : vous vous engageriez… | Art. L217-3 et suivants du Code de la consommation ; art. 1641 et suivants du Code civil | Amende administrative en cas d'absence des mentions obligatoires en B2C |
| Information sur les prix À vérifier lors de toute refonte de site ou de vitrine. L'affichage lisible depuis l'extérieur est régulièrement… | Art. L112-1 du Code de la consommation et textes d'application relatifs à l'affichage des prix | Amende administrative, et poursuites pour pratique commerciale trompeuse en cas de prix inexact |
| Marques et signes distinctifs La clause de référence commerciale est celle qu'on oublie et qu'on regrette : obtenez l'accord écrit avant de publier… | Art. L711-1 et L713-2 du Code de la propriété intellectuelle | Action en contrefaçon, interdiction sous astreinte et dommages et intérêts |
| Délais de paiement convenus entre professionnels À vérifier avant de signer les conditions d'achat d'un client : un délai de quatre-vingt-dix jours proposé par un… | Art. L441-10 du Code de commerce | Amende administrative pouvant atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 2 millions d'euros pour une personne morale, publiée |
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Questions fréquentes
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