Vous êtes un restaurateur ? Votre contrat de prestation de services face à l'impayé — Pack Pro
Vous êtes restaurateur et la facture est échue, le client ne répond plus, et vous ne savez pas quelle est la prochaine étape. Sur plus de 20 000 €, ce n'est pas une contrariété : c'est une trésorerie qui décroche. Le problème n'est presque jamais juridique au départ — il devient juridique parce que rien n'a été écrit au bon moment. En restauration et hôtellerie, les annulations de dernière minute sur les événements privatisés reste le premier motif de tension entre un prestataire et son donneur d'ordre.
Ce que prévoit le droit, et ce qu'il ne prévoit pas
Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € sont dues de plein droit, sans mise en demeure. Cette règle découle de art. L441-10 du Code de commerce. Elle s'applique de plein droit entre professionnels, sans qu'il soit nécessaire de la rappeler dans le contrat.
Le point de vigilance propre au secteur restauration et hôtellerie tient à les annulations de dernière minute sur les événements privatisés. S'y ajoute le cadre posé par l'art. L214-1 du Code de la consommation (arrhes et acomptes), qui encadre la pratique professionnelle sans se substituer à ce que les parties ont convenu.
Une règle légale ne vaut que si vous pouvez prouver les faits qui la déclenchent : la date d'échéance, le périmètre convenu, la livraison effectuée. Le contrat ne crée pas vos droits — il constitue la preuve qui les rend utilisables. C'est la raison pour laquelle un contrat de deux pages bien rédigé vaut mieux qu'un contrat de vingt pages recopié d'un autre métier.
Un cas concret
Trois mois de plateaux-repas livrés, 14 000 € d'arriéré chez un client en difficulté
Vous livrez chaque midi 60 plateaux-repas au siège d'une entreprise de services : environ 4 800 € HT par mois, facturés mensuellement à 30 jours. Après six mois réguliers, les règlements s'espacent. Vous continuez à livrer, le contact quotidien étant excellent et l'accueil chaleureux. Au bout de trois mois, l'arriéré atteint 14 200 €. Vous apprenez alors que l'entreprise a perdu son principal client et cherche un repreneur. Vous suspendez les livraisons ; on vous répond que cette suspension aggrave leurs difficultés et qu'elle est contraire à votre engagement de fourniture.
Ce qui se joue juridiquement
Le défaut de paiement d'échéances successives constitue une inexécution qui autorise à suspendre vos propres prestations, à condition que le manquement soit suffisamment grave et que la suspension soit précédée d'une mise en demeure et proportionnée. Vous êtes donc fondé à arrêter les livraisons, mais la forme compte : une suspension brutale, non notifiée, se retourne facilement contre son auteur. Le vrai problème est en amont : trois mois de livraisons quotidiennes sans réaction, c'est un crédit fournisseur consenti sans décision. Sans seuil d'alerte automatique, la relation humaine quotidienne empêche de voir la dérive financière, et la perte devient irrécupérable au moment où elle est constatée.
Fixez au contrat un plafond d'encours et une clause de suspension automatique en cas de facture échue de plus de quinze jours, après mise en demeure. Mettez en place une alerte comptable dès la première facture échue et notifiez toute suspension par écrit, en indiquant la condition de reprise.
Document concerné : contrat de fourniture de repas avec plafond d'encours et clause de suspension — Art. 1219 du Code civil (exception d'inexécution)
Les clauses qui traitent ce risque
Voici trois extraits du document tel qu'il vous sera livré, déjà calibrés pour un contrat de prestation de services de type « Plus de 20 000 € ». Les mentions surlignées sont les seuls éléments qu'il vous reste à compléter.
Objet du contrat et pièces contractuelles
Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire exécute pour le compte du Client la prestation décrite à l'annexe technique. L'ensemble contractuel est composé, par ordre de priorité décroissante, des pièces suivantes : premièrement (1) le présent contrat et ses avenants, deuxièmement (2) l'annexe technique et le descriptif des livrables, troisièmement (3) le devis ou la proposition commerciale accepté par le Client, quatrièmement (4) les conditions générales du Prestataire. En cas de contradiction entre ces documents, la pièce de rang supérieur prévaut. Il est expressément convenu que les conditions générales d'achat du Client, ses bons de commande et toute mention imprimée sur ses documents internes sont inopposables au Prestataire, sauf acceptation écrite et spécifique de ce dernier.
Art. 1103 du Code civil (force obligatoire du contrat) — La bataille des conditions générales se gagne à l'article premier : sans ordre de priorité écrit, chaque partie oppose ses propres CGV et le juge tranche au cas par cas. Adaptez la liste des pièces à votre réalité documentaire et supprimez celles qui n'existent pas, une pièce citée mais absente affaiblit tout l'ensemble.
Frais, débours et déplacements
Sauf mention contraire au devis, le prix s'entend hors frais de déplacement, d'hébergement, de restauration et hors débours engagés pour le compte du Client. Ces frais sont refacturés à l'euro l'euro sur présentation des justificatifs, à l'exception des déplacements en véhicule personnel, indemnisés selon le barème kilométrique publié par l'administration fiscale. Les déplacements excédant le périmètre convenu au devis et tout engagement de frais supérieur à [montant] euros sont soumis à l'accord écrit préalable du Client. Les frais sont facturés en même temps que la prestation à laquelle ils se rattachent et suivent les mêmes conditions de règlement, notamment quant aux pénalités applicables en cas de retard.
Art. 1103 du Code civil et art. L441-9 du Code de commerce (mentions de la facture) — Les frais oubliés au devis sont presque toujours contestés à la facture : les nommer et fixer un seuil d'accord préalable supprime le débat. Pensez à préciser si les temps de trajet sont facturés ou non, c'est une source de litige aussi fréquente que les frais eux-mêmes.
Transmission des factures par voie électronique
Les factures sont transmises par voie électronique dans les conditions prévues par la réglementation applicable à la facturation électronique entre assujettis. Chaque partie déclare à l'autre, à la signature du contrat, la plateforme agréée par laquelle elle reçoit ses factures ainsi que les identifiants nécessaires à leur acheminement, et l'informe sans délai de tout changement. Le Client ne peut opposer au Prestataire un défaut de réception résultant d'informations d'acheminement erronées, incomplètes ou non mises à jour de son fait ; la facture est alors réputée reçue à la date de sa première transmission. Tant que l'obligation d'émission n'est pas applicable au Prestataire, les factures peuvent être adressées par tout autre moyen convenu entre les parties, sans que cela affecte les délais de règlement stipulés au présent contrat.
Art. 289 bis du CGI ; art. L441-9 du Code de commerce — Une facture qui n'atteint pas le bon canal n'est jamais payée, et le retard vous est imputé. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir leurs factures par une plateforme agréée ; l'obligation d'en émettre s'impose aux grandes entreprises et aux ETI à cette même date, et aux PME, TPE et indépendants au 1er septembre 2027. Cette clause fait deux choses : elle vous fait obtenir les coordonnées d'acheminement dès la signature, et elle empêche votre client de justifier un retard par une adresse qu'il n'a pas tenue à jour. Réclamez ces informations avant la première facture, pas après.
Confirmation des effectifs et calendrier de l'événement
Le Client communique au Prestataire le nombre prévisionnel de convives à la signature, puis le nombre définitif au plus tard sept (7) jours avant la date de la prestation. À défaut de confirmation dans ce délai, le nombre prévisionnel est retenu comme base de facturation. Les choix de menu, les régimes particuliers et les prestations optionnelles sont arrêtés dans le même délai. Le déroulé horaire figurant à l'annexe événementielle est ferme : toute prolongation de la mise à disposition des espaces ou du personnel au-delà de l'horaire convenu est facturée par heure entamée au tarif indiqué. Le Prestataire se réserve le droit de refuser une modification substantielle demandée moins de soixante-douze (72) heures avant la prestation.
Art. 1103 du Code civil (force obligatoire du contrat) — Les achats de denrées et le planning du personnel sont engagés plusieurs jours avant l'événement : c'est ce que la date de confirmation protège. Alignez ce délai sur celui de vos propres fournisseurs, un délai plus court que le leur vous laisse porter seul le risque.
Obligation de vigilance et attestations sociales
Chaque partie remet à l'autre, à la conclusion du contrat puis tous les six (6) mois jusqu'à son terme, une attestation de vigilance délivrée par l'organisme de recouvrement des cotisations sociales, dont l'authenticité est vérifiable en ligne, accompagnée d'un extrait d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers datant de moins de trois (3) mois. Cette obligation s'applique à tout contrat dont le montant est au moins égal au seuil réglementaire. Le défaut de production des documents dans les quinze (15) jours d'une mise en demeure autorise la suspension des paiements jusqu'à régularisation et, en cas de carence persistante, la résiliation du contrat aux torts du défaillant.
Art. L8222-1 et D8222-5 du Code du travail (obligation de vigilance) — Le donneur d'ordre qui néglige la vigilance peut être tenu solidairement des cotisations, impôts et rémunérations dus par son cocontractant en cas de travail dissimulé. La vérification semestrielle n'est pas une formalité administrative, c'est la condition de l'exonération de solidarité financière.
Annulation d'une réservation et sort des arrhes
La réservation est confirmée par le versement d'une somme de 40 % puis jalons du prix prévisionnel. Les parties qualifient expressément cette somme d'acompte, valant engagement ferme et définitif ; elle n'est pas restituable en cas d'annulation par le Client et s'impute sur la facture finale. En cas d'annulation notifiée moins de trente (30) jours avant la date de la prestation, le Client reste redevable de cinquante pour cent (50 %) du prix prévisionnel ; moins de sept (7) jours avant, de la totalité. L'absence des convives le jour convenu, sans annulation préalable, équivaut à une annulation tardive. En cas d'annulation par le Prestataire, hors force majeure, les sommes versées sont restituées au double.
Art. L214-1 du Code de la consommation et art. 1590 du Code civil (arrhes et acomptes) — À défaut de qualification écrite, les sommes versées d'avance sont présumées être des arrhes, ce qui permet au client de se dédire en les abandonnant et vous prive de tout complément. Écrivez le mot acompte, et adossez-lui un barème d'annulation, c'est la combinaison qui sécurise réellement le calendrier de l'établissement.
Notifications et élection de domicile
Toute notification prévue au présent contrat est valablement effectuée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre recommandée électronique, adressée au siège social de la partie destinataire ou à l'adresse électronique désignée en tête des présentes. Les parties élisent domicile à ces adresses ; tout changement doit être notifié dans les mêmes formes pour être opposable. La notification est réputée reçue à la date de première présentation du pli ou, pour la voie électronique, à la date de l'accusé de réception. Les échanges opérationnels courants peuvent intervenir par messagerie électronique simple, sans que ce mode puisse valoir mise en demeure, réserve, dénonciation ou notification de résiliation.
Art. 1366 du Code civil et art. L100 du Code des postes et des communications électroniques (lettre recommandée électronique) — La date de première présentation, et non celle du retrait, est ce qui fait courir les délais : la préciser évite qu'un destinataire gagne trois semaines en ne retirant pas son pli. Distinguez clairement les échanges courants des actes juridiques, sans quoi un simple courriel de mécontentement pourra être présenté comme une mise en demeure.
Vos conditions générales, écrites pour votre métier
Des CGV génériques recopiées d'un autre secteur créent plus de risques qu'elles n'en écartent : elles renvoient à des usages qui ne sont pas les vôtres. Celles qui vous sont livrées sont écrites pour le secteur restauration et hôtellerie. Extrait :
Article 5 — Retard de paiement
Toute facture impayée à l'échéance donne lieu de plein droit, sans mise en demeure préalable, à des pénalités de retard au taux de l'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage sur le montant toutes taxes comprises, ainsi qu'à l'indemnité forfaitaire de quarante euros pour frais de recouvrement prévue par les articles L441-9 et L441-10 du Code de commerce, complétée sur justificatif si les frais réels sont supérieurs. Le défaut de versement de l'acompte ou du solde intermédiaire aux échéances convenues entraîne, après relance restée sans effet pendant cinq jours, l'annulation de plein droit de la réservation et la libération de la date, les sommes déjà versées restant acquises au Prestataire à titre d'indemnité. Aucune nouvelle réservation ne sera acceptée tant qu'un impayé subsiste. Tout retard supérieur à trente jours autorise en outre le Prestataire à exiger, pour la poursuite du contrat, le paiement d'avance des prestations restant à exécuter.
Ce qu'il faut adapter : le délai de relance avant libération de la date. Une date bloquée puis rendue à la dernière minute ne se revend jamais : soyez ferme sur les échéances.
La séquence de relance, palier par palier
Un impayé se traite par escalade progressive. Chaque palier a une fonction précise, et sauter une étape affaiblit la suivante : une mise en demeure envoyée sans relance préalable se retourne souvent contre son auteur devant le juge.
| Palier | Quand | Canal | Objectif | Inclus |
|---|---|---|---|---|
| Relance courtoise | J+3 | Détaillez les dépassements ligne à ligne : en restauration, la contestation porte presque toujours sur les… | Inclus | |
| Relance ferme | J+18 | Le bon de fin de prestation signé le soir même par la personne présente est la pièce qui gagne le dossier… | Inclus | |
| Mise en demeure | J+32 | Lettre recommandée AR | Indiquez précisément l'imputation des arrhes ou de l'acompte : une créance dont le décompte est confus perd… | Inclus |
| Pré-contentieux | J+48 | Lettre recommandée AR | La requête en injonction de payer est particulièrement adaptée aux soldes d'événements, où les pièces sont… | Pack Pro |
Les mentions à ne pas oublier
Ces obligations ne dépendent pas de votre contrat : elles s'imposent à vous du seul fait de votre activité. Leur omission est sanctionnée indépendamment de toute relation client.
| Obligation | Fondement | Sanction encourue |
|---|---|---|
| Immatriculation au registre du commerce ou au répertoire des métiers À vérifier sur vos modèles de factures et de devis après tout changement de forme juridique ou de capital, où l'oubli… | Code de commerce, dispositions réglementaires relatives aux mentions des documents commerciaux | Amende prévue pour les contraventions, prononcée par document non conforme |
| Numéro de taxe sur la valeur ajoutée intracommunautaire À utiliser dès que vous facturez hors de France. Conservez la preuve horodatée de la vérification du numéro : c'est… | Code général des impôts et directive du Conseil relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée | Rappel de taxe, intérêts de retard et majorations en cas de facturation à tort sans taxe |
| Identification de l'hébergeur du site À mettre à jour lors de chaque changement d'hébergeur ou de migration. Utile aussi pour organiser le traitement des… | Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique | Un an d'emprisonnement et 75 000 euros d'amende pour le défaut de mentions d'identification |
| Prospection commerciale entre professionnels À vérifier avant toute campagne de courriels froids. Le rapport avec la fonction du destinataire est la condition la… | Art. 6 du règlement général sur la protection des données et Code des postes et des communications électroniques | Jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial |
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